Privacy Policy – Garantieaanvraag Portaal

Laatst bijgewerkt: 22-09-2025

Via dit portaal kunt u een garantieaanvraag indienen voor een product dat u heeft aangeschaft. Wij hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, en hoe wij deze gegevens verwerken.

1. Verantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in dit portaal is:

MyDeasy
Buiten Middenweg 7
7951KR Staphorst
E-mail: info@mydeasy.com

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wanneer u een garantieaanvraag indient, verwerken wij de volgende gegevens:

• Uw naam en contactgegevens (e-mail, eventueel telefoonnummer en adres)
• Uw ordernummer en aankoopgegevens
• Informatie over het product en het gemelde probleem
• Eventuele door u geüploade foto’s of documenten
• Communicatie tussen u en het bedrijf via het portaal

3. Doeleinden en grondslag van de verwerking

Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

• Het registreren, behandelen en afhandelen van uw garantieaanvraag
• Het mogelijk maken van communicatie tussen u en het bedrijf waar u het product heeft gekocht
• Het beoordelen of uw aanvraag binnen de garantievoorwaarden valt (geautomatiseerde analyse met behulp van een AI-dienst, zie hieronder)
• Het verbeteren van onze dienstverlening

De grondslagen hiervoor zijn:

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG)
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG)
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG), zoals het verbeteren van onze service

4. Inzet van AI (ChatGPT API)

Voor de beoordeling van garantieaanvragen maken wij gebruik van een externe AI-dienst (OpenAI, gevestigd in de VS). Hierbij kunnen relevante gegevens over uw aanvraag (zoals de omschrijving van het probleem en productinformatie) geanonimiseerd of gepseudonimiseerd worden doorgestuurd. Wij nemen maatregelen om te zorgen dat er zo min mogelijk persoonsgegevens gedeeld worden.

Meer informatie over de verwerking door OpenAI vindt u hier: https://openai.com/policies/privacy.

5. Ontvangers van gegevens

Uw gegevens worden gedeeld met:

• Het bedrijf waar u het product heeft aangeschaft (om uw garantieaanvraag te behandelen)
• IT-dienstverleners die het portaal hosten en onderhouden
• De AI-dienst die helpt bij de beoordeling van uw aanvraag (beperkt en waar mogelijk geanonimiseerd)

Wij zorgen ervoor dat met alle partijen passende verwerkersovereenkomsten zijn afgesloten.

6. Bewaartermijn

Uw gegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor de afhandeling van uw garantieaanvraag en zolang dit wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld voor fiscale of juridische bewaartermijnen). Daarna worden uw gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

7. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u recht op:

• Inzage in uw gegevens
• Rectificatie van onjuiste gegevens
• Verwijdering van uw gegevens (“recht op vergetelheid”)
• Beperking van de verwerking
• Overdraagbaarheid van gegevens
• Bezwaar tegen de verwerking

U kunt hiervoor contact opnemen via: info@mydeasy.com. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeautoriseerde toegang.

9. Internationale doorgifte

Omdat wij gebruikmaken van een AI-dienst buiten de EU (OpenAI), kunnen uw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt. Hierbij zorgen wij voor passende waarborgen, zoals het gebruik van standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze Privacy Policy van tijd tot tijd aanpassen. Wij raden u aan deze pagina regelmatig te bekijken. De laatste versie is altijd hier beschikbaar.